Branchen / Gewerbeimmobilien & Facility Management

Betreiberpflichten für jedes Objekt – täglich belegt.

Funktionstests und Rundgänge, Prüffristen technischer Anlagen und Verkehrssicherung – für Bürogebäude, Parkhäuser und Gewerbeflächen. Haustechnik und beauftragte Fachfirmen dokumentieren im selben System.

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01 / Die Herausforderung

Was heute Zeit kostet.

Haftung aus der Betreiberverantwortung

Ist eine Prüfung nicht dokumentiert, gilt sie im Schadensfall als nicht gemacht – gegenüber Eigentümer, Versicherung und Behörde.

Wissen geht mit dem Techniker

Wenn ein erfahrener Haustechniker geht, gehen seine Routinen und Prüffristen mit.

Fachfirmen ohne Überblick

Elektro, Brandschutz, Aufzug, Löschwasser: Nachweise kommen per E-Mail, Papier oder gar nicht.

alphaprocess: Aufgaben-Board — **Aufgaben-Board**Abweichungen aus Kontrollen landen als Aufgabe auf dem Board.

alphaprocess: Checkliste — **Checkliste**Strukturiert erfassen – mit Bewertung, Messwerten und Fotos.

02 / Checklisten

Fertig eingerichtet, sofort nutzbar.

Wir richten diese Listen für Sie ein – aus Ihren bestehenden Vorlagen auf Papier, in Excel oder Word.

Aus dem täglichen Einsatz bei BRAWO RE Property Management.

Tagestest und Rundgang je Objekt, inklusive Verkehrssicherungspflichten
Technische Anlagen: Löschwassertechnik, Aufzüge, Lüftung, Gebäudeleittechnik
QR-Codes an den Anlagen für die Dokumentation vor Ort
Brandschutz- und Fluchtwegkontrolle
Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel
Nachweise externer Fachfirmen
Mängelerfassung mit Foto und Aufgabe auf dem Board

03 / Fluktuation

Neu im Team? Die Checkliste weiß, wie’s geht.

33 % betrug die Arbeitskräftefluktuation in Deutschland 2022.¹

Wenn ein erfahrener Haustechniker geht, gehen seine Routinen und Prüffristen mit. alphaprocess hält es fest – Schritt für Schritt, in der App.

Ab Tag 1 richtig arbeiten. Neue Mitarbeitende folgen der Checkliste statt der Erinnerung von Kollegen.
Anleitung direkt an der Aufgabe. Fotos, Videos und Wiki-Einträge erklären, wie es gemacht wird.
Qualität ohne Daneben-Stehen. Pflichtfelder, Fotos und Grenzwerte sichern das Ergebnis – auch bei Aushilfen.
Wissen bleibt im Unternehmen. Wenn jemand geht, bleiben die Abläufe – und die nächste Person ist schneller eingearbeitet.

1 Monsef, R.: Arbeitskräftefluktuation wieder auf Vorkrisenniveau. IW-Kurzbericht Nr. 69/2023, Institut der deutschen Wirtschaft Köln.

04 / Nachweispflichten

Belegt, wenn gefragt wird.

Jede Kontrolle mit Zeitstempel, Name, Foto und Unterschrift – als PDF oder Excel abrufbar, wenn Prüfer, Behörde oder Kunde nachfragen.

Betreiberverantwortung für technische Anlagen
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)
DGUV Vorschrift 3 (elektrische Anlagen und Betriebsmittel)
Verkehrssicherungspflicht des Eigentümers

Typische Dokumentationsanforderungen der Branche – keine Rechtsberatung.

05 / Ersparnis

Was bringt das in Euro?

Eine Beispielrechnung mit typischen Werten für Ihre Branche. Passen Sie die Zahlen an Ihren Betrieb an – die Rechnung aktualisiert sich sofort.

Standorte / Filialen / Objekte mit Kontrollen Mitarbeitende, die Kontrollen durchführen Kontrollen pro Standort/Objekt und Arbeitstag Gesparte Minuten pro Kontrolle Arbeitstage pro Jahr Std./Woche je Standort für Einsammeln, Prüfen, Ablegen Audits / Prüfungen pro Jahr Vorbereitungsstunden pro Audit Fluktuation pro Jahr in % Einarbeitungsstunden pro neuer Person Stundenkosten in € (inkl. Nebenkosten) Nutzer (Business: 25 inklusive)

Annahmen anpassen

Weniger Verwaltungsaufwand in % Weniger Audit-Vorbereitung in % Schnellere Einarbeitung in % Business-Lizenz € pro Jahr Je Nutzer über 25 € pro Monat

Geschätzte Ersparnis pro Jahr

–

netto nach Lizenzkosten · – Stunden

Dokumentation ohne Papier
Weniger Verwaltung
Audit-Vorbereitung
Schnellere Einarbeitung
Wert der Zeit
Business-Lizenz (25 Nutzer inklusive)

Beispielrechnung auf Basis Ihrer Eingaben und der genannten Annahmen – keine Garantie. Zum Vergleich aus der Praxis: Jens Eilhart (Facility Management) berichtet von 17 % weniger Kosten pro Quartal durch Zeiteinsparung.

Rechnung im Gespräch prüfen

06 / Aus der Praxis

So nutzen Kunden alphaprocess.

Kunde seit 2019 · Gewerbeimmobilien

BRAWO RE Property Management, Braunschweig

Tägliche Rundgänge und Funktionstests in den Objekten – inklusive Verkehrssicherungspflichten – laufen seit Juli 2019 über alphaprocess.

2019
Kunde seit: 16.767
durchgeführte Checklisten: 86
Monate aktiv im Einsatz: 14
Nutzer

Ziel

Betreiberpflichten in mehreren Objekten täglich erfüllen und lückenlos nachweisen – vom Parkhaus bis zum Bürogebäude.

Lösung mit alphaprocess

Für jedes Objekt gibt es einen eigenen täglichen Tagestest bzw. Rundgang, der automatisch geplant und zugewiesen wird. Technische Anlagen wie die Löschwassertechnik wurden zusätzlich täglich geprüft.

Im Einsatz

Tagestest / Rundgang je Objekt, täglich (rund 400 Durchführungen pro Objekt)
Rundgänge inklusive Verkehrssicherungspflichten
Tägliche Prüfung der Löschwassertechnik (je über 500 Durchführungen)
Objekte u. a. Parkhaus, Carree und Bürogebäude

„Unser Mehrwert durch alphaprocess liegt in der Digitalisierung unserer Prozesse im Bereich der Gebäudebewirtschaftung. Mit Hilfe der Software können wir unsere Aufgaben im Bereich der Betreiberverantwortung für verschiedene technische Anlagen in selbstgewählten Intervallen überwachen und abrufen. Haustechniker nutzen die App im Tagesgeschäft, um ihre Aufgaben effizient und zeitnah mithilfe individueller QR-Codes zu erledigen.“

Dominik DrebsTechnischer Leiter, Facility Management

Daten aus alphaprocess, Stand 13.10.2026

2020 · FM-Controlling

TME Associates

Strategische, taktische und Dokumentationsprüfungen im FM-Controlling für eine Großbank – in zehn Monaten 270 Prüfungen mit alphaprocess durchgeführt.

270
Prüfungen: 10
Monate: 6
Nutzer: 3
Prüfebenen

Ziel

Ein umfangreiches FM-Controlling mit einheitlichen Prüfkatalogen schnell und vergleichbar durchführen.

Lösung mit alphaprocess

Prüfkataloge für strategische, taktische und Dokumentationsprüfungen als Vorlagen – jede Prüfung mit gleichem Aufbau und auswertbar.

Im Einsatz

Taktische Prüfung FM-Controlling
Dokumentationsprüfung
Strategische Prüfung
Prüfkatalog als Vorlage

Daten aus alphaprocess, Stand 13.10.2026

07 / Kundenstimmen

„Unsere Teams sind durch alphaprocess neu strukturiert worden und wir konnten durch die digitale Signatur auch unsere Kunden mit in den Prozess einbinden. Wir haben dadurch unsere Kosten vor allem durch Zeiteinsparung im Quartal um 17% reduzieren können.“

Jens EilhartGeschäftsführer, Facility Management

+ / Weitere Branchen

Weitere Branchen & Pilotprojekte

Hier haben wir alphaprocess in Pilotprojekten oder bei einzelnen Kunden eingesetzt.

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Zeigen Sie mir Ihre heutigen Listen – auf Papier, in Excel oder im Kopf. Ich zeige Ihnen, wie sie in alphaprocess aussehen.

Christian NolteGründer & Ihr Ansprechpartner

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